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如果(guo)您設計的Powerpoint幻燈片(pian)雜亂無章、文本(ben)過(guo)多、不美觀(guan)，就(jiu)不能在演(yan)示的時(shi)候吸(xi)引別(bie)人(ren)的注意力并(bing)有效地(di)傳遞重要信息(xi)。下面我們(men)就(jiu)來探(tan)討(tao)一(yi)下有哪些原則和方法能幫助我們(men)制(zhi)作出專(zhuan)業且引人(ren)注目的Powerpoint演(yan)示幻燈片(pian)。
一、保持簡單
PowerPoint幻(huan)燈(deng)(deng)片(pian)本身從來(lai)不(bu)(bu)是(shi)演示的主角，聽(ting)眾才是(shi)主角。幻(huan)燈(deng)(deng)片(pian)僅僅是(shi)人們用來(lai)幫(bang)助(zhu)傾聽(ting)、感受或(huo)接受您傳達的信息，所以(yi)不(bu)(bu)要讓幻(huan)燈(deng)(deng)片(pian)喧賓奪主，不(bu)(bu)要制作得(de)過(guo)于繁(fan)雜或(huo)充滿圖表垃(la)圾”，應該力(li)求簡(jian)潔。
幻燈片應該留有(you)大量的空白空間，或(huo)實體周(zhou)圍的空間。不要(yao)被迫用妨礙理解的標識或(huo)其它不必(bi)要(yao)的圖形或(huo)文本框(kuang)來填充這(zhe)些空白區域。幻燈片上的混亂越少，它提供的視覺信(xin)息就越直觀。
二、限制要點(dian)與文本(ben)數量
演示(shi)的對象是觀(guan)眾(zhong)。但用(yong)一條又一條的要點令觀(guan)眾(zhong)生厭可(ke)沒(mei)有(you)(you)好(hao)處。應(ying)用(yong)文本也要遵循這(zhe)一原則。最優秀的幻燈(deng)片可(ke)能根本沒(mei)有(you)(you)文本。由(you)于(yu)(yu)今天(tian)人們過于(yu)(yu)依賴文本型幻燈(deng)片，這(zhe)聽(ting)起來(lai)可(ke)能有(you)(you)些(xie)荒唐，但如果沒(mei)有(you)(you)演示(shi)者的解說(shuo)，再優秀的PowerPoint幻燈(deng)片也幾乎(hu)沒(mei)有(you)(you)什么意義。記住，幻燈(deng)片的目(mu)的在于(yu)(yu)支持解說(shuo)者的敘述，而不是使解說(shuo)者成(cheng)為多余的人。
經常聽到有(you)人這樣說：“對不起，我(wo)沒有(you)看(kan)到您(nin)的(de)(de)幻燈片。聽說它很不錯，您(nin)可以把您(nin)的(de)(de)PowerPoint幻燈片發給我(wo)嗎?”但如果它們(men)是(shi)不錯的(de)(de)幻燈片，沒有(you)您(nin)的(de)(de)解說，它們(men)就沒有(you)多大用處。
所以(yi)除了(le)PowerPoint幻(huan)(huan)(huan)燈片(pian)(pian)以(yi)外(wai)，最好還要準(zhun)備一份(fen)書面(mian)(mian)資料(liao)，強(qiang)調并(bing)詳(xiang)細說明(ming)演示中的(de)內容。向(xiang)(xiang)觀眾發(fa)送(song)說明(ming)幻(huan)(huan)(huan)燈片(pian)(pian)的(de)詳(xiang)細書面(mian)(mian)宣傳材料(liao)，比(bi)僅用 PowerPoint幻(huan)(huan)(huan)燈片(pian)(pian)，更利于觀眾理解演示的(de)內容。在(zai)演示完(wan)成以(yi)后，再向(xiang)(xiang)觀眾發(fa)放(fang)一份(fen)詳(xiang)細的(de)宣傳材料(liao)或印刷物，您就不必用大量文(wen)本來(lai)填(tian)充 PowerPoint幻(huan)(huan)(huan)燈片(pian)(pian)。
我們(men)將在下面(mian)的交付部(bu)分說明更多細(xi)節(jie)，但只要(yao)涉及到文(wen)本(ben)，請記住一(yi)點，絕不(bu)能將背朝向觀(guan)眾，逐字閱讀幻燈(deng)片上的文(wen)字。
這幀幻燈片很普通，但這樣的(de)配色和擁(yong)擠的(de)排版讓人覺(jue)得它更像是一個視力檢(jian)查(cha)表(biao)。
文字過(guo)多，讓(rang)人(ren)昏(hun)(hun)昏(hun)(hun)入睡(shui)
推薦(jian)使用(yong)上(shang)面這類針(zhen)對性強的幻燈片
這樣(yang)的(de)效果也許(xu)更(geng)能突出主題
三、限制過渡與動畫(hua)
制作Powerpoint演示的時候加(jia)入一些動畫(hua)當然不錯，但應堅持(chi)使用最精致、專業的動畫(hua)。應該(gai)謹(jin)慎使用動畫(hua)與幻燈片過渡，僅(jin)僅(jin)突(tu)出要點就可以了(le)。
對于要(yao)點來說，使用簡單的從左至右顯示(shi)的動(dong)畫就行了，但移(yi)動(dong)(Move)或(huo)漂動(dong)(Fly)動(dong)畫就顯得過(guo)(guo)于沉悶與緩慢(然而，今天許多演示(shi)還使用這種形式的動(dong)畫)。一(yi)幀接一(yi)幀的動(dong)畫很快就會讓聽眾感(gan)到(dao)厭煩。至于幻(huan)(huan)燈片(pian)之(zhi)間(jian)的過(guo)(guo)渡，只需要(yao)使用二到(dao)三(san)種類(lei)型的過(guo)(guo)渡特效，不要(yao)在所有(you)幻(huan)(huan)燈片(pian)之(zhi)間(jian)添加(jia)特效。
四、使(shi)用高(gao)質量的圖片
使用(yong)(yong)高(gao)質量的圖(tu)片(pian)(pian)，包括照片(pian)(pian)。您可以用(yong)(yong)數碼相機(ji)拍(pai)攝高(gao)質量的相片(pian)(pian)，購買專業圖(tu)庫，或使用(yong)(yong)網絡上的大(da)量優(you)質圖(tu)像資源。(但要小心版權問(wen)題。)決不(bu)要地將小尺(chi)寸、低(di)分辨率的相片(pian)(pian)簡單拉伸，使它適(shi)合幻(huan)燈(deng)片(pian)(pian)的布局(ju)——這樣做只會進一步(bu)降(jiang)低(di)圖(tu)片(pian)(pian)的分辨率。
避(bi)免使(shi)用PowerPoint剪貼(tie)畫或其(qi)它卡通式的(de)藝(yi)術線(xian)條。而(er)且，如果軟件(jian)中包(bao)含這些(xie)內容，觀眾以前就看過無數次。在1993年(nian)使(shi)用這些(xie)內容可能會讓(rang)人(ren)(ren)感興趣，但如今還應用剪貼(tie)畫則(ze)會降低(di)制作人(ren)(ren)的(de)專業(ye)水準(zhun)。當(dang)然也有(you)例外情況，并不是所有(you)的(de)PowerPoint剪貼(tie)畫都讓(rang)人(ren)(ren)生(sheng)厭，但還是小心謹慎地使(shi)用它們為好。
我(wo)經常在幻(huan)燈片(pian)(pian)(pian)中使(shi)用人物圖(tu)片(pian)(pian)(pian)，因為(wei)人物照片(pian)(pian)(pian)有助于增加觀眾與幻(huan)燈片(pian)(pian)(pian)之間的情(qing)感(gan)聯系(xi)。如(ru)果相片(pian)(pian)(pian)處于次要(yao)(yao)地位(wei)，我(wo)就(jiu)降低不(bu)透明性(xing)，并在Photoshop中增加一個(ge)高斯(si)模糊(hu)或動態濾鏡;如(ru)果相片(pian)(pian)(pian)位(wei)于主要(yao)(yao)區域，我(wo)希望觀眾注(zhu)意它(例如(ru)產品圖(tu)片(pian)(pian)(pian))，那么圖(tu)片(pian)(pian)(pian)可以變得(de)更(geng)為(wei)顯著，且不(bu)必要(yao)(yao)多少(或根本不(bu)需要(yao)(yao))文字說明。
避免使用這類低劣的剪貼畫
這幅經(jing)過編輯的(de)庫圖(tu)片更為顯著(zhu)專業(ye)。
在這(zhe)個字幕(mu)幻燈片中(zhong)，圖片占主要地位。
這個幻燈(deng)片來自(zi)同一演示，首(shou)先經(jing)過(guo)Photoshop的編輯，圖片變得次要，并(bing)被推到(dao)背景(jing)部分 ­
五、建立一個視覺主題(ti)，但避免使用PowerPoint模(mo)板
很明(ming)顯，在整個演示(shi)中，您需(xu)要一個一致的視覺主(zhu)題，但PowerPoint中的大多數(shu)模板觀(guan)眾(zhong)已經看(kan)了無(wu)數(shu)次(另外，用模板開始演示(shi)的效(xiao)果并不那么強烈(lie))。
觀眾期(qi)待看到(dao)一個包(bao)含新鮮(xian)內容(至少對他(ta)們(men)(men)來說(shuo)是這樣)的(de)獨(du)特演示(shi)(shi);此(ci)外，觀眾為什(shen)么要參加您的(de)演示(shi)(shi)呢?沒有人會對千(qian)篇一律的(de)演示(shi)(shi)感(gan)興趣，因此(ci)我們(men)(men)必須避(bi)免使用輔助(zhu)性的(de)圖片，如隨處可見的(de)PowerPoint設計模板(ban)，它只能說(shuo)明演示(shi)(shi)非常刻板(ban)，或(huo)提前就設計完(wan)成了。
您可以(yi)制作自己(ji)的背景(jing)模(mo)(mo)板(ban)，它能夠更為(wei)適應您的需要。然(ran)后您可以(yi)將這(zhe)個PowerPoint文(wen)件保存為(wei)設計模(mo)(mo)板(ban)(擴展(zhan)名為(wei).pot)，這(zhe)個新模(mo)(mo)板(ban)就會出現在(zai)微軟(ruan)標準模(mo)(mo)板(ban)中(zhong)，方(fang)便以(yi)后使用。您還(huan)可以(yi)在(zai)線購(gou)買(mai)專業的模(mo)(mo)板(ban)。
六、應用適當的圖表(biao)
經常問自己(ji)這個問題：“我需要(yao)多(duo)少細節?”一般制作者害怕在幻燈片(pian)的圖(tu)(tu)表中加入過多(duo)的數據。有(you)幾種以圖(tu)(tu)表形式顯示數據的方法(fa);以下(xia)是需要(yao)緊記的工具：
圓餅圖：用于顯示(shi)比例(li)。將分割塊(kuai)(kuai)的(de)數目限制在4-6塊(kuai)(kuai)，用顏色或碎化的(de)方式突出最重(zhong)要的(de)塊(kuai)(kuai)。
柱狀圖：用來顯示(shi)一(yi)段時間內數(shu)(shu)量的變化情(qing)況。將(jiang)豎條(tiao)的數(shu)(shu)目限制在4-8條(tiao)最佳。
條形(xing)圖：用(yong)來(lai)比較數量。例如(ru)，比較公司(si)四個部門的銷(xiao)售額。
曲線(xian)圖(tu)：用于說明趨勢。例(li)如，上面這(zhe)幅簡(jian)單的曲線(xian)圖(tu)說明我(wo)們的銷售(shou)在逐年增長。增長趨勢良好。最后的箭頭強調(diao)一個問題：我(wo)們將來(lai)的發展似乎不錯。
通常來說，表格最適于比(bi)較并行(xing)數(shu)據資(zi)料。
但是，表(biao)格可能(neng)缺乏視覺效果。例(li)如(ru)，如(ru)果您(nin)希望(wang)說(shuo)明您(nin)們做出的貢獻顯(xian)著高于其它(ta)兩個部門，最好以(yi)條線(xian)圖(tu)(見下(xia)圖(tu))的形式進行說(shuo)明。但如(ru)果您(nin)希望(wang)弱化您(nin)們的貢獻低于其它(ta)部門這一事實，用(yong)表(biao)格傳達信(xin)息就可減少人(ren)們的注(zhu)意力或感情(qing)色彩。
七(qi)、使(shi)用好色(se)彩
色彩激發情感。顏色可傳遞感情。合適的顏色具有說服與促進(jin)能(neng)力。研究表明色彩能(neng)夠提高興趣，改(gai)善學習(xi)過(guo)程中(zhong)的理(li)解與記憶能(neng)力。
您不(bu)必成為顏(yan)(yan)色(se)(se)理論專家(jia)，但至少了解一(yi)些(xie)這方(fang)面(mian)的知識有會(hui)好處(chu)。一(yi)般顏(yan)(yan)色(se)(se)可分為兩類：冷色(se)(se)(如(ru)(ru)藍(lan)和綠(lv))和暖色(se)(se)(如(ru)(ru)橙或紅)。冷色(se)(se)最(zui)適合(he)做(zuo)背景色(se)(se)，因(yin)為它(ta)們(men)不(bu)會(hui)引起我們(men)的注意(yi)。暖色(se)(se)最(zui)適于用(yong)(yong)在(zai)顯著位(wei)置的主題上(如(ru)(ru)文本(ben))，因(yin)為它(ta)可造(zao)成撲面(mian)而來的效(xiao)果。因(yin)此，絕(jue)大多數PowerPoint幻燈片的顏(yan)(yan)色(se)(se)方(fang)案都(dou)使(shi)用(yong)(yong)藍(lan)色(se)(se)背景，黃色(se)(se)文字也(ye)就不(bu)足為奇了。但您不(bu)必強迫使(shi)用(yong)(yong)這種(zhong)顏(yan)(yan)色(se)(se)方(fang)案，也(ye)可以做(zuo)一(yi)些(xie)改變，使(shi)用(yong)(yong)其它(ta)的顏(yan)(yan)色(se)(se)。
如(ru)果(guo)您(nin)(nin)將在暗室(如(ru)大廳)中進行演示，使用深(shen)色(se)(se)背(bei)(bei)景(jing)(jing)(深(shen)藍、灰等)再(zai)配(pei)(pei)(pei)上白或淺色(se)(se)文字(zi)可取得(de)不錯的效果(guo)。但如(ru)果(guo)您(nin)(nin)計劃將燈打開(kai)(這是相當明(ming)智的)，白色(se)(se)背(bei)(bei)景(jing)(jing)配(pei)(pei)(pei)上深(shen)色(se)(se)文字(zi)處理會得(de)到(dao)更(geng)好的效果(guo)。在燈光明(ming)亮的房(fang)間內，用深(shen)色(se)(se)背(bei)(bei)景(jing)(jing)配(pei)(pei)(pei)淺色(se)(se)文字(zi)效果(guo)不佳，但淺色(se)(se)背(bei)(bei)景(jing)(jing)配(pei)(pei)(pei)深(shen)色(se)(se)文字(zi)會更(geng)好地維持(chi)視覺效果(guo)。
八、選擇適(shi)當的字體
字體(ti)(ti)可傳遞微妙(miao)的(de)信(xin)(xin)息，所以(yi)我們要仔(zi)細(xi)選擇(ze)字體(ti)(ti)。在整(zheng)個幻(huan)燈片(pian)演示中使用相同的(de)字體(ti)(ti)，補充(chong)字體(ti)(ti)不(bu)要超過兩個(如Arial和(he)Arial粗體(ti)(ti))。確信(xin)(xin)自(zi)己了解(jie) serif字體(ti)(ti)(如Times New Roman)和(he)sans-serif字體(ti)(ti)(如Helvetica或(huo)Arial)之間(jian)的(de)差異。
含有(you)大量文本(ben)的材料大多用serif字體。據(ju)說這種(zhong)字體在小(xiao)磅值下(xia)更易于閱讀，但對于屏幕(mu)演示而(er)言，由(you)于幻燈機的分辨(bian)率相對較低，使用這種(zhong)字體可(ke)能不夠清(qing)晰。
sans -serif字(zi)體(ti)一般(ban)用(yong)來制作PowerPoint演示，但應盡量避免使(shi)用(yong)千篇一律(lv)的Helvetica字(zi)體(ti)。我經常使(shi)用(yong)Gill Sans字(zi)體(ti)，因(yin)為它界(jie)于(yu)serif字(zi)體(ti)與sans-serif字(zi)體(ti)之間，看(kan)起來專業而(er)友好(hao)，并具(ju)有“交談效果”。不管使(shi)用(yong)哪個字(zi)體(ti)，都必(bi)須保證在房間后面看(kan)得清(qing)文字(zi)。
Times
Arial黑體;Arial
九、應(ying)用(yong)視頻(pin)(pin)或音頻(pin)(pin)
適當的(de)(de)(de)時候(hou)使用(yong)視頻(pin)或(huo)音頻(pin)。應用(yong)視頻(pin)短(duan)片(pian)對具體(ti)的(de)(de)(de)例子進行說明(ming)，可提高主動認知能力，這是人們自然的(de)(de)(de)學習(xi)方式。在PowerPoint中，不(bu)必利用(yong)應用(yong)程序或(huo)打開錄像機就可使用(yong)視頻(pin)短(duan)片(pian)。應用(yong)視頻(pin)不(bu)僅可以更(geng)好地(di)說明(ming)您的(de)(de)(de)觀點，還(huan)可以作為變換口味的(de)(de)(de)手段，因而能夠激(ji)發觀眾的(de)(de)(de)興趣。
您(nin)還可以在幻燈(deng)(deng)片(pian)中使(shi)用(yong)音頻(pin)剪輯(如采訪(fang)過(guo)程)。但避免使(shi)用(yong)PowerPoint中的嘈雜音效(如過(guo)渡幻燈(deng)(deng)片(pian)時使(shi)用(yong)的號角聲(sheng)或掌聲(sheng))。在動畫中使(shi)用(yong)過(guo)量的聲(sheng)效肯定會使(shi)觀眾喪(sang)失興趣。
十、花(hua)時間對幻燈片進行細分
根據多媒體學習理論的(de)細(xi)分(fen)原(yuan)則，當信(xin)息以(yi)小塊(kuai)或(huo)小片段的(de)形式呈現時(shi)，更易于(yu)人(ren)們理解(jie)。離開幻(huan)(huan)燈(deng)片視圖(tu)進入(ru)幻(huan)(huan)燈(deng)片細(xi)分(fen)視圖(tu)，您(nin)可(ke)(ke)以(yi)查(cha)看演示播放的(de)邏(luo)輯流程(cheng)(cheng)。在(zai)這個(ge)(ge)視圖(tu)中，您(nin)可(ke)(ke)以(yi)將(jiang)一(yi)個(ge)(ge)幻(huan)(huan)燈(deng)片分(fen)割成二(er)個(ge)(ge)或(huo)三個(ge)(ge)幻(huan)(huan)燈(deng)片，這樣幻(huan)(huan)燈(deng)片就具有更加自然與邏(luo)輯化的(de)流程(cheng)(cheng)或(huo)進程(cheng)(cheng)。您(nin)還可(ke)(ke)以(yi)從觀眾的(de)角度了(le)解(jie)幻(huan)(huan)燈(deng)片的(de)總(zong)體效(xiao)果。并且發現更多可(ke)(ke)以(yi)被刪(shan)除的(de)無關緊要(yao)的(de)視覺(jue)數據，增(zeng)加幻(huan)(huan)燈(deng)片的(de)視覺(jue)清(qing)晰度，提高信(xin)息傳達效(xiao)果。
