PPT是制作和演示幻燈片的軟件，能夠制作出集文字、圖形、圖像、聲音以及視頻剪輯等多媒體元素于一體的演示文稿，把自己所要表達的信息組織在一組圖文并茂的畫面中，用于介紹公司的產品、展示自己的學術成果。用戶不僅在投影儀或者計算機上進行演示，也可以將演示文稿打印出來，制作成膠片，以便應用到更廣泛的領域中。誠然，做出一個PPT很容易，隨便找幾個模板，弄上點背景和文字就OK了。但是，絕不要認為做出一個成功的PPT是件容易的事情，如果您設計的PPT雜亂無章、文本過多、不美觀，那么就不能組成一個吸引人的演示來傳遞信息。
　　要做得好做得快而且還要通過PPT的演示讓你的客戶，觀眾很容易的理解你所表達的思路就著實需要我們花費一些精力。
　　本文提出的這些建議將幫助您開發出專業且引人注目的演示，令您更高效地做出成功的PPT。
　　1．服務聽眾、關注內容
　　PPT演示的目的在傳達信息，所以有演講者將整頁的文字稿直接復制到幻燈片；有演講者深怕遺漏重要信息，照著幻燈片的內容逐字宣讀；有演講者準備的幻燈片花俏得令聽眾覺得他好像是在教演示文稿軟件。所以，我們要明確意識到：
　　針對不同的觀眾，應該有不同的內容，一個PPT只對一類人；
　　演講PPT的場合非常重要，是一對一？或是一對多？或是公開演講；
　　你的PPT永遠為觀眾服務，千萬不要以自我為中心；
　　你的PPT只講一個重點，不要試圖在某個PPT中面面俱到。
　　2．組織內容要結構化
　　PPT的內容要怎么安排呢？這就是我們所要強調的結構問題。
　　其實一場PPT演示就是在說一個故事。首先自我介紹，然后告訴聽眾將要聽到一個什么樣的故事，接下來把故事說給聽眾聽，再強調一下故事的意涵，然后幫聽眾回憶一下今天聽到了一個怎樣的故事，最后當然是謝謝聽眾的參與！
　　PPT的結構邏輯要清晰、簡明，只用“并列”“遞進”兩類邏輯關系已經足以；
　　通過不同層次的標題，標明PPT結構的邏輯關系；
　　但最好不要超過三層縱橫；
　　章節之間插入標題片；
　　順序演示播放，盡量避免回翻、跳略，混淆觀眾的思路。
　　一定要標示內容大綱，如果PPT演示的內容比較長，則以大綱頁做串場是必須的，幫助聽眾掌握進度。
　　3．KISS設計原則
　　PPT設計的原則是KISS (Keep It Simple and Stupid)。
　　其實準備演示文稿內容和寫文章是一樣的，訂好題目后，先列出大綱，把重要的觀念和關鍵詞的關聯性架構出來，接下來再加上創意，以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。
　　KISS設計原則的要求是：
　　保持簡單版式布局
　　“簡明”是風格的第一原則，盡量少的文字，充分借助圖表；
　　“留白天地寬”——母版背景切忌用圖片，空白或淡底是首先，可以凸顯圖文；
　　在“母版”中定義你的PPT風格，商業應用中，風格通常趨于保守；
　　盡量少地使用動畫，特別是在正式的商務場合。